Sau sáp nhập từ ngày 01 tháng 7 năm 2025, Trung tâm Phục vụ Hành chính công (PVHCC) của xã đã đứng trước yêu cầu cấp bách: nâng cao hiệu quả quản lý, rút ngắn thời gian giải quyết hồ sơ cho người dân, đồng thời đảm bảo công bằng trong cung cấp dịch vụ hành chính. Để đáp ứng những yêu cầu đó, trung tâm đã quyết tâm triển khai đồng bộ các giải pháp cải cách thủ tục hành chính, trọng tâm là số hóa hồ sơ, hiện đại hóa quy trình xử lý và nâng cao chất lượng phục vụ công dân, doanh nghiệp.
Cán bộ chuyên viên phòng hành chính công của xã hướng dãn người dân thực hiện các bước làm thủ tục trên cây KIOSK dịch vụ công.
Thứ nhất, số hóa hồ sơ và ứng dụng hệ thống thông tin điện tử là bước đi nền tảng. Trung tâm PVHCC xã Bạch Ngọc đã tiến hành hướng dẫn, tiếp nhận cả hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy theo quy định; sau khi tiếp nhận, cán bộ thực hiện số hóa toàn bộ hồ sơ để lưu trữ, tra cứu và xử lý trên nền tảng điện tử. Việc này không chỉ giúp giảm phụ thuộc vào hồ sơ giấy, tránh thất lạc tài liệu, mà còn rút ngắn thời gian xử lý, tạo điều kiện kết nối liên thông với các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, trung ương. Đối với những vùng chưa có hạ tầng điện tử đầy đủ, trung tâm chủ động hỗ trợ chuyển đổi hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử, đảm bảo tính pháp lý và bảo mật thông tin.
Thứ hai, hiện đại hóa quy trình xử lý hồ sơ nhằm minh bạch hóa các bước giải quyết. Trung tâm xây dựng quy trình tiếp nhận—thẩm định—phối hợp—trả kết quả rõ ràng, công khai thời hạn giải quyết và trách nhiệm của từng vị trí công việc. Hệ thống thông tin được thiết lập để theo dõi tiến trình xử lý hồ sơ, tự động thông báo cho người dân qua tin nhắn hoặc Cổng dịch vụ công khi hồ sơ đến các bước tiếp theo hoặc khi có kết quả. Sự minh bạch này giúp giảm thiểu tình trạng phiền hà, né tránh trách nhiệm và góp phần nâng cao hiệu quả quản trị nhà nước ở cơ sở.
Thứ ba, nâng cao chất lượng phục vụ thông qua đào tạo cán bộ và hỗ trợ trực tiếp cho người dân. Chuyên viên tại Trung tâm PVHCC xã đã trực tiếp tiếp nhận, tư vấn và hỗ trợ người dân thực hiện thủ tục ngay tại trung tâm; đồng thời triển khai hướng dẫn người dân sử dụng Căn cước công dân điện tử định danh mức độ 2 để thực hiện giao dịch điện tử và số hóa hồ sơ tại nhà. Việc này đặc biệt quan trọng đối với người cao tuổi, người có trình độ văn hóa thấp hoặc cư trú ở vùng sâu vùng xa: cán bộ tận tình hướng dẫn cách thao tác cơ bản, giải thích rõ lợi ích của dịch vụ điện tử để tạo sự tin tưởng và khuyến khích người dân sử dụng. Bên cạnh đó, tập huấn về kỹ năng ứng xử, nghiệp vụ cho đội ngũ công chức giúp nâng cao thái độ phục vụ, đảm bảo tính chuyên nghiệp, thân thiện khi tiếp xúc với công dân.
Chuyên viên phòng hành chính công tiếp và hố trợ công dân đến giao dịch.
Thứ tư, cải cách về phí, lệ phí và điều kiện tiếp nhận hồ sơ nhằm giảm gánh nặng cho người dân. Trung tâm thực hiện thu phí, lệ phí theo quy định, đồng thời công khai các mức thu để người dân nắm rõ. Với những trường hợp đặc biệt khó khăn, trung tâm phối hợp với chính quyền thôn, bản để có biện pháp hỗ trợ hợp lý, như hướng dẫn miễn giảm hoặc giãn thời gian nộp phí theo quy định để tránh tạo áp lực kinh tế cho người dân.
Cuối cùng, giải pháp kết nối liên ngành và đánh giá, hoàn thiện liên tục. Trung tâm PVHCC xã chủ động phối hợp với các phòng ban chuyên môn, chính quyền cấp trên và doanh nghiệp cung cấp dịch vụ công để giải quyết các thủ tục có tính liên thông. Đồng thời, trung tâm thường xuyên thu thập phản hồi của người dân, phân tích các vướng mắc, từ đó hoàn thiện quy trình, nâng cấp hệ thống thông tin và điều chỉnh chính sách phục vụ phù hợp với thực tế địa phương.
Cải cách thủ tục hành chính tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công xã Bạch Ngọc là một chuỗi giải pháp đồng bộ: số hóa hồ sơ và ứng dụng công nghệ thông tin, minh bạch hóa quy trình xử lý, nâng cao năng lực và thái độ phục vụ của cán bộ, quản lý phí lệ phí công khai và kết nối liên ngành. Trong bối cảnh xã còn nhiều khó khăn về địa hình, hạ tầng và trình độ dân trí, việc kiên trì thực hiện những bước đi này không chỉ nâng cao hiệu quả xử lý thủ tục hành chính mà còn góp phần xây dựng chính quyền điện tử, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp, thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội bền vững tại địa phương.
Triệu Pú - CV. T
